Создание дополнительных соглашений в 1С: шаблоны и автоматическое заполнение реквизитов

Когда в компании меняются условия работы, кадровику приходится составлять и подписывать с сотрудниками дополнительные соглашения к трудовым договорам. Например, если нужно внести в правила штраф за курение на рабочем месте, сотрудник сменил фамилию или адрес регистрации. Чтобы экономить время кадровой службы, используйте готовое решение. С его помощью можно за пару кликов создавать и печатать дополнительные соглашения, которые не предусмотрены типовыми возможностями 1С. Рассказываем, как это работает.

Решение подходит для любых компаний, где есть кадровая служба. Это особенно актуально, если в штате много сотрудников и на подготовку всех дополнительных соглашений уходит половина рабочего дня.

Готовое решение помогает кадровикам оптимизировать следующие задачи:

Например, можно заранее подготовить шаблон дополнительного соглашения на случай, если сотрудник меняет фамилию. Когда работник получит новый паспорт после замужества, кадровик быстро найдет нужный шаблон, сформирует документ, заполнит поля и сразу отправит на печать.

Решение подходит для конфигураций «1С:ERP Управление предприятием», «Комплексная автоматизация» и «Зарплата и управление персоналом».

Каждый документ создается для одного сотрудника. Текст соглашения можно составлять из заготовленных шаблонов или печатать вручную, а затем формировать печатную форму. Еще ее можно сохранить в формате PDF и отправить по ЭДО, если компания работает с сотрудниками удаленно.

Пользоваться решением легко. Прежде всего нужно перейти в подсистему «Кадры». Здесь находятся два объекта, с которыми кадровик будет работать: документ «Соглашение с сотрудником» и справочник «Тексты дополнительных соглашений».

Создайте в справочнике тексты дополнительных соглашений. Это шаблоны пунктов документа, которые потом можно использовать в качестве заготовок.

Например, есть возможность сделать такие шаблоны: «Изменить в преамбуле трудового договора фамилию, А на фамилию Б», «Работнику устанавливается сменный режим работы» и «Работник обязуется осуществлять наставничество над стажером». Эти пункты можно комбинировать в соглашениях. Допустим, в один документ кадровик может добавить только условие № 1, а в другой — условие № 2 и № 3, в третий — все три пункта или ни одного.

На экране откроется форма, где нужно заполнить два поля:

• «Наименование» — название документа. Например, «Дополнительное соглашение об изменении оклада».

• «Текст соглашения» — основной текст документа, где можно прописать его пункты.

Перейдите в документ «Соглашение с сотрудником» и нажмите кнопку «Создать». У вас откроется форма для формирования документа.

Заполните поля в шапке формы: введите наименование организации и Ф. И. О. сотрудника. В готовом документе эти данные будут отображаться в качестве реквизитов.

Если в 1С не хватает информации о сотруднике, например паспортных данных, то в печатной форме дополнительного соглашения будут пустые поля. В таком случае кадровику надо сначала внести недостающие сведения в карточку сотрудника и потом повторно сформировать документ.

Заполните табличную часть — это основной текст документа. Он формируется из строк, каждая из которых соответствует нумерации пункта дополнительного соглашения.

Ввести текст можно двумя способами:

• Через кнопку «Добавить» — в таблице появится новая строка, куда можно вручную ввести текст. Этот вариант подходит, если в шаблонах нет нужного пункта.

• Через кнопку «Заполнить по шаблону» — откроется форма, где можно выбрать подходящий шаблон из справочника «Тексты дополнительных соглашений».

Нажмите «Дополнительное соглашение», и сформируется печатная форма. В нее автоматически подтягиваются данные сотрудника и организации.

В стоимость входит первоначальная установка и настройка решения, а также демонстрация его работы. Весь процесс занимает 2−3 рабочих дня.