Корпоративное Яндекс. Такси — удобно, пока не нужно вносить сотни поездок в 1С вручную. Наш клиент тратил на это часы каждый месяц и постоянно выявлялись ошибки. Теперь загрузка занимает три клика, а настроить загрузчик может сам бухгалтер — без помощи программистов.
С какой проблемой пришел клиент
Клиент — федеральная компания, которая занимается бизнес-образованием в России и СНГ. Среди клиентов — крупные компании из ритейла, фармацевтики, нефтехимии, телекоммуникаций и финансов.
Компания постоянно проводит выездные мероприятия у своих заказчиков. Сотрудники каждый день ездят на встречи, на мероприятия возят оборудование и материалы. Чтобы не выдавать сотрудникам деньги в подотчет, и не обрабатывать авансовые отчеты, подключили корпоративный аккаунт в Яндекс.Такси.
Схема простая: в конце месяца Яндекс присылает детализацию всех поездок в файле Excel. Бухгалтерия сверяет данные и оплачивает счет.
Но была проблема: учет компания ведет в 1С, а данные приходят в Excel. Поездок за месяц — сотни. И каждую поездку приходилось вносить в 1Свручную.
Представьте картину: бухгалтерия, конец месяца. В 1С надо внести несколько сотен строк. Открыли Excel, среди двух десятков колонок нашли нужные. Переключились в 1С. Создали документ и начали вводить данные. И так снова и снова. В файле 300−500 строк. Каждая — 1−2 минуты. Итого несколько часов монотонной работы.
Плюс постоянный риск ошибиться: взять цифру не из той строки или колонки, перепутать маршрут, пропустить строку. А потом искать, где именно промах, и всё пересчитывать.
Клиент обратился к нам: «Можно сделать что-нибудь, чтобы не переносить всё вручную, а только нажать пару кнопок?»
Что мы сделали
Сначала изучили варианты
Самый надежный способ получать данные от внешнего сервиса — напрямую через API. Мы проверили: API у Яндекс. Такси есть, но доступ к нему предоставляют только компаниям-плательщикам НДС. Наш клиент работал на УСН.
Значит, остается один путь — автоматическая загрузка из Excel.
Разобрались в деталях
Перед разработкой мы выяснили:
Какие данные в файле, как они структурированы;
Что из этого важно для учета, а что можно не загружать;
Какие документы в 1С нужно создавать и как их заполнять.
Выяснили два критичных момента:
Яндекс присылал два разных файла — для легковых и для грузовых такси. У них разная структура: разное число колонок, разные названия. Загрузчик должен уметь работать с обоими форматами, причем в одном окне, чтобы сотрудник не переходил в разные разделы программы.
Яндекс может в любой момент изменить структуру файла: добавить колонку, переименовать, переставить местами. Из-за этого загрузчик перестанет работать, и придется обращаться к программистам, чтобы починить.
Мы решили сделать так, чтобы пользователь мог сам перенастроить загрузку за пару минут, без программистов.
Создали загрузчик
Как он работает.
1. Добавили кнопку запуска прямо в раздел «Закупки».
Туда, где сотрудники и так работают с документами по Яндекс.Такси. Не нужно искать функцию в меню.
2. Выбираете вид такси, данные которого будете загружать
Открыли загрузчик — видите два переключателя: «Легковое» и «Грузовое». Щелкнули по нужному — программа понимает, с каким форматом файла будет работать.
Так мы решили задачу «два разных файла в одном окне». Не нужно запоминать, где какая кнопка. Все в одном месте.
3. Загружаете файл и проверяете данные
Нажали «Выбрать файл», указали Excel от Яндекса. Загрузчик считывает данные и автоматически:
Проверяет полноту данных (бывало, что в файле не все поля заполнены);
Считает итоговые суммы и сверяет их;
Группирует информацию и показывает в удобном виде — можно сразу сверить с исходным файлом;
Ищет ошибки и выводит понятные сообщения. Не абстрактное «Ошибка в строке 245», а конкретное пояснение, что именно не так.
4. Загружаете в 1С одной кнопкой
Если все проверки пройдены — нажимаете «Загрузить». Программа создает нужные документы в 1С и заполняет их данными из файла.
После загрузки показывает список созданных документов. На каждый можно кликнуть и сразу открыть — удобно, если нужно что-то проверить или скорректировать. Если при создании документа что-то пошло не так, загрузчик сообщит об этом на понятном языке.
Гибкие настройки — страховка от изменений
Кроме того, что загрузчик освобождает бухгалтера от ручного труда, самое важное в этом загрузчике — настройки, которые может менять сам пользователь.
Обычно загрузчики привязываются к названиям колонок в файле. Например: «Ищи колонку с именем „Тариф“, бери оттуда данные». Если Яндекс переименует эту колонку — всё сломается, придется вызывать программиста.
Мы сделали по-другому.
Пользователь указывает в настройках не название колонки, а её номер по порядку. Например: «Тариф — в колонке № 30».
Как это помогает?
Например, Яндекс добавил перед колонкой «Тариф» (которая была 30-й) новый столбец. Теперь «Тариф» стал 31-м.
Обычный загрузчик: Выдаст ошибку. Нужно обращаться к программисту, ждать, платить за доработку.
Наш загрузчик: Бухгалтер меняет в поле «Тариф» цифру 30 на 31 (и во всех полях, которые имеют номер больше 30) и нажимает «Сохранить». Все. Проблема решена за пару минут без участия разработчиков.
Что получилось в итоге
1. Ручной ввод исчез полностью Вместо того чтобы часами переносить сотни строк из Excel в 1С, сотрудник загружает файл за пару минут. Нажал три кнопки — готово. 2. Ошибки ушли в прошлое Данные переносятся автоматически, без искажений. Человеческий фактор исключен. 3. Встроенный контроль качества Загрузчик сам проверяет данные и сообщает, если что-то не так. Не нужно потом искать ошибки в отчетах. 4. Независимость от программистови экономия бюджета Если структура файла изменится, сотрудник сам перенастроит загрузчик за 2−3 минуты. Не нужно ждать программиста и платить ему.
Сколько стоит решение
Первоначальная стоимость разработки загрузчика составила 93 000 рублей. В дальнейшем клиент несколько раз обращался с новыми пожеланиями по улучшению загрузчика. Заказчик использует загрузчик более 4-х лет. Итоговая стоимость работ (первоначальная разработка + улучшения) за весь период эксплуатации составила 367 000 рублей.
Сталкиваетесь с похожими задачами?
Если вам приходится вручную переносить данные из Excel, выгрузок от контрагентов или других систем в 1С — давайте обсудим, как это можно автоматизировать. Расскажите нам о вашей ситуации, и мы найдем решение.⬇️