Обмен данными между 1С и Битрикс24: как автоматически передавать информацию об оплатах в CRM

Хранить всю информацию о бизнесе в одной системе удобно, но не всегда возможно: например, внутренние задачи сотрудников и взаимодействие с клиентами могут быть в Битрикс24, а сведения о платежах — в 1С. Тогда компании приходится искать решения, чтобы обмениваться недостающими данными между программами. Рассказываем, как мы настроили автоматическую выгрузку информации о платежах из 1С в Битрикс24.

Клиент — частная образовательная школа в Казахстане. Организация пользовалась двумя системами, которые не связывались между собой: Битрикс24 и 1С. В Битрикс24 было реализовано взаимодействие с клиентами, а в 1С хранилась информация обо всех оплатах от них.

Иногда родители забывали вносить платежи, и менеджеры звонили или писали клиентам с напоминаниями — это занимало рабочее время. А после оплаты родители задавали вопросы о том, поступили ли деньги на счет, потому что не было системы уведомлений об оплатах. Сотрудникам приходилось отвлекаться от задач, проверять информацию и отвечать клиентам. Школа решила разгрузить своих менеджеров.

Наша задача — автоматизировать передачу данных об оплатах из 1С в CRM. Тогда клиенты смогут видеть в личном кабинете Битрикс24, что деньги поступили на счет, а также историю оплат. Вот что система должна делать:

• Передавать в Битрикс24 данные документов «Платежное поручение (входящее)» и «Платежное поручение (исходящее)». Выгружать информацию из 1С в CRM нужно автоматически в одно и то же время.

• Заполнять в CRM записи на каждый платеж при поступлении данных из 1С. Эту информацию родители будут видеть в личном кабинете.

В проекте участвовал наш аналитик и разработчик, еще клиент привлекал разработчика со стороны Битрикс24. Когда начали обсуждать варианты решения задачи, оказалось, что каждый видит их по-разному. Именно поэтому мы долго согласовывали между командами, какой способ выбрать для проекта.

Мы хотели найти решение, которое будет учитывать интересы заказчика, особенности систем и будущие изменения. В таких проектах важно, чтобы все стороны знали специфику и ограничения взаимодействующих частей, а не только своей. Иначе при обсуждении решений возникают недопонимания, которые отнимают время.

Каждая команда предложила свое решение, как передавать данные из 1С в Битрикс24. Мы обсудили идеи с клиентом, и у нас осталось два рабочих варианта:

Вариант № 1: сделать 1С главной системой, в которой будет происходить обработка данных перед отправкой в Битрикс24. Такое решение предложил разработчик со стороны клиента. Но мы пришли к выводу, что способ не подходит из-за специфики задачи:

• В 1С нет информации из CRM. Чтобы получить недостающие данные, по нашим расчетам, 1С надо отправлять около 20 разных запросов к Битрикс24: получать и создавать объекты клиентов, оплат, сделок и договоров, проверять и хранить эти сведения. Ни один из запросов не реализован в типовом обмене. После того как 1С получит информацию о плательщике, ей нужно найти все его платежи и определить, какие выгрузить в CRM.

• Если Битрикс24 изменит API, то обмен между системами сломается. Именно поэтому поддержка решения будет стоить дороже, а устранение неполадок займет много времени.

• Разработчики 1С постоянно обновляют систему и вносят улучшения в конфигурации. Именно поэтому код, который надо написать для обработки информации из Битрикс24, необходимо поддерживать: проверять его работу для новых обновлений и исправлять при появлении ошибок.

Вариант № 2: сделать Битрикс24 главной системой. Мы предложили передавать нужные данные из 1С через API, а на стороне CRM осуществлять обработку данных.

Получалось, что в Битрикс24 есть все необходимые данные, кроме информации об оплатах. Она содержится в 1С, поэтому мы решили выгрузить в CRM недостающие сведения, чтобы дальше вся логика выполнялась на стороне Битрикс24.

У нашего решения есть три основных преимущества:

• Требуется минимум доработок в 1С, поэтому наш вариант можно быстрее реализовать, чем первый. К тому же решение стоит дешевле — как на этапе разработки, так и при поддержке.

• Для обращения к CRM используется всего два метода API, а в первом варианте — в 5−10 раз больше. Это влияет на количество доработок, которые надо делать, чтобы получать и обрабатывать данные из 1С.

• Решение легко поддерживать, потому что в 1С не происходят проверки, для которых надо дополнительно писать код.

Разработчик со стороны Битрикс24 не поддержал наше предложение. Тогда мы подготовили документ, где сравнили два варианта: описали основные сценарии обмена, перечислили количество методов API, которые надо будет сделать в 1С, возможные ошибки и примерную стоимость работ.

У нашего варианта оказалось больше плюсов и меньше затрат, чем у первого предложения. В итоге заказчик и разработчик Битрикс24 одобрили наше решение, и мы начали продуктивно работать.

Чтобы настроить логику обмена между системами, мы добавили в 1С два новых объекта. Они скрыты от пользователей, чтобы те случайно ничего не изменили.

Справочник «Настройки интеграции». В нем хранятся настройки для подключения к CRM и перечислены поля, которые надо заполнять в Битрикс24.

Регистр сведений «Данные оплат на отправку». Когда пользователь создает в 1С документ «Платежное поручение (входящее)» или «Платежное поручение (исходящее)», в таблице появляется новая запись.

Ежедневно 1С проверяет данные в регистре. Процесс запускается автоматически по расписанию — в 21:00. Вот как происходит обмен сведениями:

1. Если в регистре есть неотправленные данные, 1С делает запрос в CRM, выгружает сведения и создает карточку оплаты. В таблице у строки появляется галочка, что информация о платеже отправлена в CRM.

2. CRM может не получить данные с первого раза. Тогда 1С автоматически направляет еще два запроса.

3. Если информацию так и не удалось передать, 1С запустит новую проверку по расписанию на следующий день. При этом неотправленные данные сохраняются в системе.

После ежедневной проверки данные о платежах и возвратах средств отправляются в Битрикс24. В нем генерируются нужные объекты, куда записывается информация о платеже. Затем эти данные используются в других процессах CRM, в том числе отражаются в личном кабинете родителя.

Автоматизация обмена данными позволила решить две проблемы:

• Снизилась нагрузка на персонал. В личном кабинете CRM родители видят, поступила ли оплата, и не отвлекают менеджеров.

• Сотрудники экономят несколько часов в неделю. Теперь им не надо вручную вводить информацию в Битрикс24: обмен данными происходит автоматически по расписанию.

На старте много времени ушло, чтобы согласовать вариант решения между командами. Именно поэтому разработка проекта заняла два месяца, и стоимость составила 250 тысяч рублей.

При реализации обмена данными между 1С и Битрикс24 желательно найти команду, которая уже делала подобные проекты и отработала возможные ошибки. Именно поэтому, если вам тоже нужно настроить выгрузку платежей из 1С в CRM, оставьте заявку на консультацию. Мы свяжемся и договоримся о дате встречи ⬇️