Как мы автоматизировали загрузку данных из Smartway в 1С и избавили логистов от ручного переноса 500 билетов в месяц

Компания из сферы бизнес-образования бронировала до 500 билетов в месяц через сервис Smartway — самолёты, поезда, гостиницы, трансферы. Но в 1С эти данные автоматически не попадали. Логисты тратили до 3 рабочих дней в месяц на ручной перенос информации и сверку, а при выставлении счетов регулярно возникали ошибки. Мы сделали автоматическую интеграцию — теперь все поездки загружаются в 1С одной кнопкой за пару минут.

Наш клиент — федеральная компания, которая более 15 лет проводит тренинги, конференции и бизнес-игры для крупных корпораций по всей России и в ближнем зарубежье. Сотрудники постоянно в командировках, иногда комбинируют несколько видов транспорта в одной поездке.

Управленческий учёт компания вела в 1С:УНФ, бухгалтерский — в 1С:Бухгалтерии. Smartway умел обмениваться с 1С:Бухгалтерией, но с УНФ — нет. Из-за этого данные о поездках не попадали в управленческий учёт, и на практике это создавало три проблемы:

Невозможно посчитать стоимость мероприятия. Расходы на дорогу и гостиницы оставались за пределами учётной системы. Руководитель видел в 1С затраты на спикеров, площадку, оборудование, но не видел, сколько ушло на логистику.

Выставление счетов было трудоёмким. Чтобы собрать данные для счёта, логист открывал Smartway, сверял с проектом в 1С, вручную переносил цифры. На один счёт, в который обычно включено несколько билетов, уходило 10−30 минут. При десятках мероприятий в месяц — это 2−3 полных рабочих дня только на сверку.

Ошибки при ручном переносе. Обработать информацию 500 билетов не просто. При таком объёме ручной работы ошибки практически неизбежны. Каждая такая ошибка — неверный счёт клиенту и потерянное время на исправление.

Клиент поставил задачу: сделать так, чтобы все покупки из Smartway автоматически попадали в 1С:УНФ и отражались в управленческом учёте. А ещё — создать удобный отчёт по поездкам с фильтрами.

У Smartway была готовая интеграция с 1С, но только с конфигурацией «Бухгалтерия предприятия». Обмена с УНФ не существовало. Мы изучили API Smartway — он оказался подробным и хорошо структурированным — и решили написать собственный модуль обмена.

Мы сделали в 1С загрузчик с минималистичным интерфейсом. Пользователь настраивает подключение один раз.

В загрузчик встроено регламентное задание — специальная команда, которая сама запускается и автоматически загружает билеты раз в несколько минут. Но если пользователю нужно самому загрузить данные, то загрузка работает так:

Выбираете тип загрузки — за период (все билеты за указанные даты) или изменения (только новые и изменённые поездки). Нажимаете «Загрузить».

Всё — 1С сама обращается к Smartway, получает данные и создаёт на каждый билет документ «Поездка».

Раньше логист тратил 10−30 минут, чтобы вручную перенести данные для одного счёта. Теперь загрузка 50−100 билетов занимает меньше минуты.

Каждый документ «Поездка» содержит всё, что нужно для учёта: маршрут, даты, сотрудник, сумма, код проекта, тип билета. На вкладке «Дополнительно» — организация, агент, направление деятельности, НДС. При проведении документа суммы автоматически разносятся по счетам учёта.

Это значит, что транспортные расходы теперь учитываются в себестоимости проекта наравне с остальными затратами. Руководитель видит полную картину — без слепых зон.

Все загруженные поездки собраны в одном списке с фильтрами: по дате, типу билета, виду операции, организации, сотруднику, сумме и другим параметрам. Нужно найти все авиабилеты конкретного сотрудника за ноябрь? Два клика вместо поиска по выгрузкам из Smartway.

Отдельно мы сделали отчёт, который показывает все покупки билетов за период в разрезе организаций. Раньше, чтобы собрать такую сводку, логисту нужно было потратить несколько часов на выгрузки и ручную компоновку в Excel. Теперь отчёт формируется за секунды — выбрал период, нажал «Сформировать».

Отчёт гибкий: можно добавить группировки, вывести дополнительные данные, настроить под свои задачи.

Через несколько недель после запуска клиент заметил дубли — разные документы «Поездка» с одинаковым содержанием.

Мы разобрались в причинах. Загрузчик обращается к Smartway автоматически, раз в несколько минут — так в 1С всегда актуальная информация по билетам. Но иногда на стороне Smartway билет меняется уже после создания: отель подтверждает бронирование, пассажир пересаживается на другое место, корректируется ФИО. При таких изменениях у билета в Smartway меняется идентификатор — и 1С при следующей загрузке воспринимает его как новый.

Мы обсудили ситуацию с клиентом. Полностью автоматизировать удаление дублей было бы рискованно — иногда похожие документы дублями не являлись. Поэтому мы добавили полуавтоматический инструмент: кнопку «Проверить на наличие дублей» в списке поездок. Она сравнивает документы и группирует подозрительные пары. Логист открывает их, сверяет с историей в Smartway и решает — действительно в программе дубли ли нет. Проверка 500+ документов занимает несколько минут вместо ручного сравнения.

Перенос данных: раньше — вручную, 10–30 минут на каждый счёт. Теперь — автоматически, меньше минуты на загрузку всех билетов.

Время логиста на сверку: раньше — 2–3 рабочих дня в месяц. Теперь — несколько минут.

Ошибки в счетах: раньше регулярно возникали при ручном переносе. Теперь данные подтягиваются напрямую из Smartway — переносить нечего.

Учёт транспортных расходов: раньше оставался вне учётной системы. Теперь автоматически попадает в себестоимость проекта.

Контроль дублей: раньше отсутствовал. Теперь работает полуавтоматическая проверка.

Стоимость разработки подобного загрузчика начинается от 250 000 ₽. Точную цену назвать нельзя — она зависит от потребностей, а они у разных клиентов различаются.

Кому-то достаточно получить данные билетов и создать на их основе документы «Заказ поставщику». Кому-то нужны отдельные документы и их отражение в определённых таблицах и счетах. И так далее.

Цена закрывает первоначальную разработку. Но решение на этом не заканчивается — у нашего клиента загрузчик работает уже 4 года. За это время появлялись новые запросы: добавить новые поля, настроить обработку нестандартных ситуаций, расширить отчётность. Этих потребностей не было в первоначальной задаче. То, что клиент продолжает развивать решение, — для нас лучшая обратная связь. Значит, инструмент действительно работает и приносит пользу.

Если вам нужно подружить 1С со Smartway — напишите, поможем. Если речь про другой сервис, из которого данные приходится переносить вручную, — тоже напишите, обсудим, как это автоматизировать.