В 1С:Бухгалтерии подписи и печать выводятся в универсальный передаточный документ одной галочкой. В 1С:ERP такой галочки нет — хотя места под факсимиле в макете УПД предусмотрены, а сам механизм лежит в типовой библиотеке. Мы разобрались, почему он молчит, и включили его: теперь при печати УПД достаточно поставить флажок — и в документ подставляются факсимиле всех указанных в нём ответственных лиц и печать организации. Решение оформлено отдельным расширением, переносится в любую базу на ERP.
С какой проблемой пришёл клиент
Наш клиент работает в 1С:ERP. Бухгалтерия формирует клиентам УПД, который требует подписания: печати и подписи ответственных лиц. Документов требуется подписывать много, поэтому клиент попросил автоматизировать подписание.
В 1С:Бухгалтерии эта задача решена: на форме печати есть флажок «Подпись и печать», и документ сразу выходит из принтера с факсимиле руководителя, главного бухгалтера и печатью организации. В ERP этого флажка просто нет. Хотя, если открыть макет печатной формы УПД, области под подписи и печать в нём есть — они там лежат и не используются.
Пользователи задали резонный вопрос: почему в «младшей» конфигурации функция работает, а в ERP — нет? И можно ли её включить настройками.
Почему «просто включить настройкой» не получилось
Первое, что мы сделали, — проверили, не появился ли нужный функционал в свежих релизах ERP. Не появился.
Дальше пошли в код и нашли две причины, по которым механизм молчит.
Причина первая. Механизм вывода подписей и печатей — часть библиотеки стандартных подсистем (БСП), общей для всех типовых конфигураций 1С. Работает он так: при открытии печатной формы система формирует настройки печати для каждой формы. И в ERP в этих настройках использование подписей и печатей выставлено в «Ложь». Не «выключено по умолчанию», а именно зафиксировано в коде. Из-за этого флажок на форме печати не появляется вообще ни для одного документа.
Причина вторая. Даже если бы флажок появился, конкретно для УПД он бы ничего не дал: при формировании печатной формы отдельная процедура удаляет из готового табличного документа все области с факсимиле — те самые, что лежат в макете.
То есть механизм в ERP закрыт в двух местах сразу. Это не недосмотр разработчиков: в ERP вывод факсимиле реализован только для счёта на оплату, причём собственным механизмом — он ставит одну общую картинку в подвал документа, а не отдельные подписи разных лиц с правом подписи.
Что мы сделали
Мы не стали писать собственный механизм вывода картинок. Вместо этого сняли блокировки и подключили УПД к штатному механизму БСП — тому же самому, что работает в Бухгалтерии. Такое решение проще поддерживать: оно опирается на типовую логику, а не заменяет её.
Как это устроено с точки зрения пользователя:
1. Изображения подписей и печати хранятся в справочниках. Скан печати добавляется в дополнительные сведения организации, факсимиле подписей — в дополнительные сведения ответственных лиц (физических лиц). Никаких отдельных «хранилищ картинок» и специальных обработок: всё лежит там, где пользователь ожидает это увидеть.
2. При печати документа появляется флажок «Подпись и печать». Он живёт на стандартной форме «Печать документов», ровно как в Бухгалтерии. Поставили галочку — факсимиле подставились, сняли — получили чистый бланк под живую подпись.
Важная деталь: флажок мы включили только для печатной формы УПД. Мы ограничили доработку одной формой, чтобы остальной документооборот остался ровно таким, каким был до нас.
3. Система сама подбирает подписи под конкретный документ. Мы реализовали метод, который для каждого печатаемого документа определяет организацию и ответственных лиц, достаёт их изображения из дополнительных сведений и передаёт в печатную форму. Каждая картинка попадает ровно в свою область макета — подпись руководителя к строке руководителя, печать в подвал.
4. Отдельно доработали вывод всех четырёх ответственных лиц УПД, включая ответственного за оформление документа. В типовых печатных формах на этом месте всегда выводится руководитель — это зафиксировано в коде. Мы сделали так, чтобы подставлялся тот, кто действительно отвечает за оформление.
4. Отдельно доработали вывод всех четырёх ответственных лиц УПД, включая ответственного за оформление документа. В типовых печатных формах на этом месте всегда выводится руководитель — это зафиксировано в коде. Мы сделали так, чтобы подставлялся тот, кто действительно отвечает за оформление.
Что получилось в итоге
- Печать и подписи выводятся в УПД в один клик — так же, как в 1С:Бухгалтерии.
- В документ попадают факсимиле нескольких ответственных лиц, каждое в свою область, а не одна общая картинка в подвале.
- Остальные печатные формы не затронуты. Доработка ограничена одной формой УПД.
- Решение оформлено как отдельное расширение. Оно не меняет типовую конфигурацию, переживает обновления и может быть перенесено в другую базу на ERP.
Где факсимиле уместно, а где — нет
Отдельно проговорим то, о чём в таких кейсах обычно молчат.
Наше решение — техническое: оно ставит в документ те изображения, которые вы сами загрузили в справочники. На каких документах факсимиле допустимо — вопрос не настройки, а вашей учётной политики и договоров с контрагентами. Коротко обозначим рамки, чтобы вы понимали, о чём спросить своего бухгалтера.
Само по себе факсимиле законно. Пункт 2 статьи 160 ГК РФ разрешает использовать факсимильное воспроизведение подписи, если это предусмотрено законом или соглашением сторон. То есть саму возможность использования факсимильной подписи и перечень документов, заверяемых ей, нужно зафиксировать в договоре с контрагентом.
С первичными документами ситуация сложнее. Пункт 2 статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в качестве обязательного реквизита первичного документа требует подпись ответственного лица. При этом факсимильная подпись не может гарантировать достоверность собственноручной постановки, а значит, может быть оспорена. Это создает дополнительные риски в ходе финансовых и налоговых проверок, особенно со стороны покупателя.
В частности, для счетов-фактур и УПД со статусом «1» Минфин и налоговые органы последовательно исходят из того, использование факсимиле нарушает порядок подписания документов, установленный пунктом 6 статьи 169 НК РФ. Документ с такой подписью не даёт покупателю права на вычет НДС. Эта позиция неоднократно фиксировалась в письмах Минфина — например, от 01.06.2010 № 03−07−09/33 и от 27.08.2015 № 03−07−09/49 478.
Применение факсимильной подписи в актах об оказании услуг, товарных накладных и УПД со статусом «2» может привести к исключению такого документа из расходов по налогу на прибыль. Кроме того, он может быть признан недействительным при возникновении спорных ситуаций.
Перед использованием факсимильной подписи следует оценить налоговые и финансовые риски в каждом отдельном случае.
Механизм дает такую возможность: флажок ставится вручную при каждой печати. Где нужна «живая» подпись — просто не ставите галочку и получаете чистый бланк.
В частности, для счетов-фактур и УПД со статусом «1» Минфин и налоговые органы последовательно исходят из того, использование факсимиле нарушает порядок подписания документов, установленный пунктом 6 статьи 169 НК РФ. Документ с такой подписью не даёт покупателю права на вычет НДС. Эта позиция неоднократно фиксировалась в письмах Минфина — например, от 01.06.2010 № 03−07−09/33 и от 27.08.2015 № 03−07−09/49 478.
Применение факсимильной подписи в актах об оказании услуг, товарных накладных и УПД со статусом «2» может привести к исключению такого документа из расходов по налогу на прибыль. Кроме того, он может быть признан недействительным при возникновении спорных ситуаций.
Перед использованием факсимильной подписи следует оценить налоговые и финансовые риски в каждом отдельном случае.
Механизм дает такую возможность: флажок ставится вручную при каждой печати. Где нужна «живая» подпись — просто не ставите галочку и получаете чистый бланк.
Мы не даём налоговых консультаций и не советуем, где вам ставить факсимиле, — это решение принимает ваш главный бухгалтер вместе с юристами. Наша задача была технической: сделать так, чтобы там, где вы решили использовать факсимиле, оно проставлялось само.
Сколько это стоит
Стоимость подобного проекта — примерно 55 000 рублей. В другой базе объём может отличаться — он зависит от редакции ERP и от того, какие ещё печатные формы нужно подписывать.
Кому пригодится
Если вы работаете в 1С: ERP и вам знакома одна из ситуаций:
- приходится вручную заверять каждый отгрузочный документ;
- в печатной форме не хватает подписи конкретного ответственного лица;
- в Бухгалтерии функция была, а после перехода на ERP пропала — скорее всего, задача решаемая.
Сталкиваетесь с похожими ограничениями типовых печатных форм? Напишите — посмотрим вашу базу и скажем, что можно сделать.
