Крупная продуктовая сеть ежедневно получала товар от основного поставщика в 130 магазинов. На каждую поставку — товарная накладная, счёт-фактура, сертификаты. Сотрудники бухгалтерии вручную вносили данные в 1С: открывали бумажную накладную, искали номенклатуру, добавляли строки в приходный документ. Больше 1500 строк каждый день.
Мы разработали загрузчик, который автоматически переносит данные из базы Oracle поставщика в 1С: Бухгалтерию и 1С: УНФ. Ручной труд сократился на 99% — сотрудники теперь проверяют и подтверждают, а не вносят руками.
О заказчике
Крупная розничная продуктовая сеть. Компания владеет 130 магазинами, а также занимается оптовой продажей продуктов питания.
С какой проблемой пришел клиент
Учёт заказчик ведёт в 1С: Бухгалтерии и 1С: Управлении нашей фирмой. У компании есть крупный поставщик продуктов питания, который ежедневно поставляет товар в магазины. Каждая поставка сопровождается пакетом документов: товарная накладная, счёт-фактура, сертификаты соответствия.
Каждый день эти документы поступают в бухгалтерию, и сотрудники вручную переносят данные из бумажных накладных в 1С — строка за строкой, позиция за позицией.
Объём рутины давит на людей. Сотрудники выгорают, текучесть растёт, атмосфера в коллективе ухудшается. Клиент обратился в нашу компанию с задачей: найти способ быстро и надёжно переносить данные из накладных поставщика в 1С.
Как мы искали решение
Мы начали с того, что разобрались в процессе документооборота — поговорили и с заказчиком, и с представителем поставщика. Выяснилось, что у поставщика есть собственная учётная система, и все торговые документы дублируются в базу данных Oracle.
Проблема стала выглядеть иначе: есть две системы, но без связи между собой. Мостом между ними служил ручной труд — сотрудники фактически создавали каждый документ заново.
Решение напрашивалось: «подружить» Oracle и 1С через автоматический загрузчик документов.
Создали загрузчик документов из Oracle
Как должен выглядеть загрузчик для сотрудника
Вместе с клиентом мы определили, как должен выглядеть процесс для сотрудника:
- Пользователь открывает обработку в 1С и выбирает период загрузки.
- Нажимает кнопку «Прочитать» — на экране появляется список всех накладных поставщика за выбранный период.
- 1С автоматически сопоставляет товары и склады. Если всё совпало — строка подсвечивается зелёным. Если что-то не нашлось — красным, и сотрудник выбирает нужную позицию вручную.
- Нажимает «Сформировать документы» — 1С создаёт приходные накладные, счета-фактуры и перемещения на нужные склады.
Что получилось
Пользователь запускает внешнюю обработку. Открывается форма загрузчика, которая содержит 3 вкладки: Импорт данных, Настройки, Дополнительные реквизиты.
Импорт данных — главная рабочая область, где сотрудник видит загруженные накладные поставщика.
На вкладках «Настройки «и «Дополнительные реквизиты» заполняются поля, которые будут использоваться для корректного заполнения документов в 1С.
Сотрудник выбирает период, за который хочет загрузить накладные, нажимает кнопку «Прочитать» и на форме появляется результат загрузки.
Окно разделено на 2 части. В верхней части отражаются все документы, которые поставщик отгрузил за период (1). В нижней части (2) показано содержимое документа, тот товар, который поставщик передал. Содержимое показано только для документа, который выбран в верхней части.
Если что-то пошло не так, то загрузчик покажет сообщения внизу окна.
Зеленые строки означают, что данные поставщика сопоставлены с данными в 1С: склады, номенклатура, id. Для таких строк можно создавать документы.
Красные строки означают, что данные не сопоставлены. На скрине видно, что загрузчик не нашёл склад, который указал поставщик. В этом случае пользователь может сделать сопоставление вручную.
После того как все данные сопоставлены, пользователь отмечает строки для которых будут созданы документы (1), выбирает тип документов (2) и запускает их создание (3).
Если пользователь выберет все типы документов, то загрузчик создаст на каждую строку Приходную накладную, Счёт-фактуру полученный, Перемещение товаров и один документ «Установка цен номенклатуры» на все товары. При этом загрузчик сообщит о ходе работы.
Результат
Было: сотрудники вручную вносили более 1 500 строк ежедневно. На обработку документов от одного поставщика уходил полный рабочий день нескольких человек. Высокая текучесть, выгорание, ошибки при ручном вводе.
Стало: ручной труд сократился на 99%. Сотрудники не набивают документы — они проверяют загруженные данные и подтверждают. Документы создаются с правильными номерами, без дубликатов, с автоматическим формированием счетов-фактур.
Для бизнеса: при снижении трудозатрат люди переключились на задачи, приносящие пользу. Улучшилась атмосфера в коллективе. Снизились затраты на найм и обучение новых сотрудников, которые раньше быстро уходили из-за рутины.
«При согласовании проекта нельзя учесть всех деталей, поэтому мы шли по пути постепенного улучшения. Со временем прототип претерпел существенные изменения: были решены сложности при получении данных из Oracle; повышено качество промежуточной обработки полученных данных; по просьбе заказчика доработан интерфейс - он стал удобнее. Эти изменения позволили решить задачи, которые перед нами ставил клиент.»
Владислав
руководитель проекта
Кому подходит такое решение
Вот конкретные ситуации, в которых подобная интеграция будет полезна:
- Вы получаете данные из внешней системы (Oracle, SAP, складская, логистическая, любая другая программа) и вручную переносите их в 1С, потому что готовой интеграции нет.
- Ваша 1С работает в облаке (1С:Фреш), и нужно учитывать его ограничения при разработке.
- Вы используете несколько конфигураций 1С одновременно (Бухгалтерия, УНФ, ERP), и обмен данными должен работать в каждой из них.
- Внешняя система время от времени меняется — появляются новые поля, меняется формат данных — и интеграция не должна ломаться при каждом обновлении.
Если вы узнаёте свою ситуацию — задача решаема. Мы работаем именно с такими случаями.
Сколько стоит решение
Стоимость интеграции в этом проекте составила 580 000 рублей. В сумму вошло: согласование деталей, прототипирование, разработка, доработки по новым вводным заказчика, промежуточное и финальное тестирование, опытная эксплуатация.
Для сравнения: один оператор, занятый ручным вводом документов, обходится компании в среднем от 40 000 до 60 000 рублей в месяц (зарплата, налоги, рабочее место). Если задачу выполняли 2−3 человека — решение окупается за 3−5 месяцев, после чего экономия работает каждый месяц.
Если данные между вашими системами переносятся вручную — оставьте заявку, разберёмся в процессе и предложим решение.⬇️
