У каждого инженера — своя Excel-таблица. У каждого закупщика — своя. На каждый проект, на каждый узел проекта — ещё по одной. Тысячи сотрудников, десятки объектов одновременно — и ни один человек в компании не может ответить на вопрос: «Сколько мы заработали на этом проекте?» Мы внедрили 1С:ERP с модулем управления проектами и за два года перевели компанию из разрозненных таблиц в единый контур учёта — от проектирования до закупки и оплаты.
С чем к нам пришёл клиент
Крупная строительная компания, которая работает на государственных объектах. Несколько тысяч сотрудников, около 200 из них — пользователи 1С. До нашего прихода для оперативного учёта использовалась 1С:Управление торговлей, но конфигурация торговая, а бизнес — проектно-строительный. Возможности УТ были исчерпаны быстро.
Рядом работали 1С:Бухгалтерия, 1С:ЗУП и 1С:Документооборот. Между системами связь была минимальной. А всё основное — сметы, составы объектов, планирование закупок, финансы — велось в Excel.
Проблема не в том, что Excel — плохой инструмент. Проблема в том, что когда у вас сотни файлов и десятки людей, которые в них работают, — единой картины нет ни у кого. Каждый видит только свой кусок.
Почему решили переходить на ERP
На стороне заказчика работал выделенный аналитик 1С. Она разобралась в том, что происходит внутри, и пришла к выводу: дорабатывать Управление торговлей бессмысленно. Нужна система, которая закрывает проектное управление, закупки и финансы в одном контуре.
Выбрали 1С:ERP с модулем PM (управление проектной организацией). Нас привлекли как подрядчика: аналитик собирала требования от бизнеса и фильтровала запросы, мы проектировали архитектуру и разрабатывали.
Как мы договорились работать
В компании, где все привыкли к Excel, нельзя прийти и сказать: «Теперь работаем в 1С». Мы выбрали стратегию постепенного перехода.
Первый шаг — не ломать привычное, а воспроизвести. Документ «План объекта» в 1С сделали максимально похожим на таблицы, к которым привыкли инженеры. Разработали загрузку из Excel — текущие проекты переносились в ERP без потери данных и без необходимости переделывать их заново. Загрузку цен тоже сделали из Excel-файлов. Люди продолжали работать с теми же данными, только теперь — внутри учётной системы.
Второй шаг — автоматизация. Когда сотрудники освоились с интерфейсом, мы начали убирать ручные операции и подключать данные из смежных подразделений. То, что раньше собиралось по почте и в общих папках, стало доступно в одном месте.
«Сотрудники указывали на любые ошибки и говорили — а в Excel такого не было. Но зато мы быстро узнавали об ошибках»
Владислав
руководитель проекта
И так, итерация за итерацией, привычный «Excel в 1С» превращался в полноценную систему управления. Переход состоялся благодаря поддержке собственника и настойчивости аналитика — без этого сопротивление изменениям, естественное для любой компании, взяло бы верх.
Что мы разработали
Перевести людей из Excel — только начало. Основная работа — выстроить в ERP процессы, которых раньше в учётной системе просто не было. Вот ключевые блоки.
Подсистема планирования проектов и закупок
Самый масштабный блок проекта. Мы спроектировали и реализовали цепочку, которая покрывает полный цикл — от проектирования объекта до закупки материалов и оплаты.
Проектирование. Инженеры заполняют план элемента объекта — список материалов и оборудования для своей части проекта. Руководитель проверяет: если есть замечания — возвращает на доработку. Когда все планы собраны, сводный план отправляется на внешнюю экспертизу. По результатам экспертизы вносятся корректировки, план утверждается.
Замены. Если нужно заменить материал — инженер создаёт заявку на замену, которая идёт на согласование. Каждая замена фиксируется документально. Заменить что-то «тихо» — без следа в системе — больше нельзя.
Рабочее место закупщика. Отдельный инструмент, где закупщик видит по проекту всё в одном месте: что запланировано, что заказано, что поступило, какие остатки на складах. Здесь же создаются заявки на закупку и заявки на замену. Для наглядности сделали «вычерки» — если позицию заменили или отменили, она отображается зачёркнутой. Видно всю историю.
Подробный разбор этого блока — от механизма вычерков до план-фактного анализа спецификаций — как мы связали проектирование, закупки и склад в одну цепочку.
Сквозное согласование документов
Люди и так с трудом привыкали к одной новой программе — отправлять их ради согласований в отдельную систему значило бы потерять их окончательно. Поэтому мы встроили универсальный механизм согласований прямо в ERP.
Согласование охватывает заявки на расход денежных средств, заказы поставщику, заявки на закупку и замену материалов. Участники согласования подставляются автоматически в зависимости от типа документа. Есть роли, напоминания, контроль сроков.
Как устроен механизм согласования и зачем мы строили его сами, а не использовали Документооборот — механизм согласования внутри ERP.
Загрузка прайсов поставщиков
Закупщики регулярно получают прайсы от поставщиков — в том числе иностранных. Прайс приходит в произвольном формате: другие названия, другие единицы измерения, другой язык. Сопоставить позиции с номенклатурой в 1С вручную — часы работы.
Мы разработали обработку, которая автоматически подбирает соответствия: сопоставляет наименования, пересчитывает единицы измерения, подставляет цены. Начинали ещё в Управлении торговлей, потом перенесли в ERP и доработали.
Как работает механизм сопоставления — автоматическое сопоставление номенклатуры поставщиков с вашей.
Документооборот по командировкам
Компания регулярно отправляет сотрудников на объекты. Типовой функционал ERP покрывал отдельные документы — заявку, авансовый отчёт, бронирование — но между ними не было связи.
Мы выстроили сквозную цепочку: Заявка на командировку → Бронирование → Приобретение услуг → Авансовый отчёт. Каждый документ создаётся на основании предыдущего, данные заполняются автоматически. Для контроля разработали сводный отчёт — руководитель открывает его и сразу видит, где по командировке всё закрыто, а где остались незакрытые документы.
Подробный разбор цепочки командировочных документов — документооборот по командировкам в ERP: от заявки до авансового отчёта.
IT-инфраструктура и сопровождение
Параллельно с внедрением мы взяли на себя техническую инфраструктуру: переезд на новый сервер, лицензирование, регулярные обновления платформы и конфигураций, резервное копирование, VPN-доступ для удалённых сотрудников. Когда компания прошла реструктуризацию юридического лица — перерегистрировали все лицензии и программные ключи.
ERP с двумя сотнями пользователей требует стабильной инфраструктуры. Мы обеспечивали её на протяжении всего проекта.
Как устроено IT-сопровождение и что входит в комплексную поддержку — сопровождение инфраструктуры ERP на 200 пользователей.
Обмены между системами
Наладили обмен данными между ERP и тремя системами: Бухгалтерией, ЗУП и Документооборотом. Обмены потребовали отдельного внимания — возникали и битые ссылки, и ошибки синхронизации. Всё отлаживалось в рабочем режиме, без остановки учёта.
Что получилось в итоге
Полная картина бизнеса. Руководство видит состояние каждого проекта: кто что спроектировал, какие материалы закуплены, что заменено, сколько потрачено. Раньше собрать эту информацию было физически невозможно.
Контроль замен. Все замены материалов проходят согласование и фиксируются документально. Подменить позицию без следа в системе нельзя.
План-факт анализ. Видно, что закладывали на этапе тендера — и что вышло по факту. Где ошиблись в смете, кто точнее спроектировал, где пришлось переделывать.
Рентабельность проектов. Впервые можно увидеть, сколько компания заработала на конкретном объекте — в цифрах, а не в ощущениях.
Прозрачные закупки. Закупщик видит потребность по проекту в одном месте. Не нужно собирать информацию от инженеров по почте и в чатах.
Что дальше
Все ключевые блоки запущены и работают. Но внедрение ERP не заканчивается запуском — бизнес развивается, и система развивается вместе с ним. Среди возможных направлений: расширение аналитики по проектам, углублённое финансовое планирование, автоматизация новых участков учёта.
Стоимость и сроки
Проект занял около двух лет. Внедрение ERP такого масштаба — с разработкой подсистемы проектного управления с нуля — стоит от 12 млн рублей. Точная сумма зависит от количества подразделений, сложности процессов и готовности команды к изменениям.
Задумываетесь о внедрении ERP? Напишите — разберёмся, с чего начать.
